Offentlig handling

Den här texten beskriver vilka rättigheter du har som kommuninvånare. Men offentlighetsprincipen gäller naturligtvis för all offentlig verksamhet i Sverige.

Tryckfrihetsförordningen och offentlighetsprincipen

Tryckfrihetsförordningen är en av Sveriges grundlagar. Den ger dig en unik insyn i all offentlig verksamhet, det brukar kallas offentlighetsprincipen. När det gäller öppenhet mot medborgare och media ligger Sverige långt framme jämfört med de flesta andra länder. Sverige har också framgångsrikt drivit frågan i EU, som nu blir öppnare för insyn än tidigare.

Offentlighetsprincipen gäller alla

För att du ska kunna utnyttja dina medborgerliga rättigheter är det nödvändigt att känna till vad offentlighetsprincipen innebär:

• offentlighetsprincipen ger alla svenska medborgare rätt att ta del av uppgifter som är dokumenterade i allmänna handlingar.

Syftet är att säkerställa ett fritt meningsutbyte och en allsidig information och på så sätt ge dig insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstemän sköter kommunen. På så sätt har du också möjlighet att påverka verksamheten. Den här rättigheten har i princip funnits i Sverige ända sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.

Vad är allmänna handlingar?

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll, beslut med mera. Men det kan också handla om e-post, video- eller bandupptagningar till exempel.

En kommunal handling kan vara allmän, eller utgöra dokument av annat slag. Tjänstemännens interna arbetsmaterial eller minnesanteckningar är exempel på sådana handlingar

Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där.

Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har du rätt att läsa dem.

Vad innebär sekretess?

I dagligt tal säger vi ibland "hemliga handlingar", när vi menar sekretessbelagda handlingar. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten.

En särskild lag, sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Du kan alltså inte skriva "hemligt", "förtroligt" eller "konfidentiellt" på brevet om det inte finns särskilt stöd för detta i lagen. Brevet blir inte sekretess-belagt och du kan riskera att massmedia skriver om innehållet i ditt brev. Kommunen har ingen rätt eller möjlighet att stoppa detta.

Var finns handlingarna?

I  Värnamo kan du vända dig till Stadsarkivet om du vill se en äldre handling. Det är hit som kommunens förvaltningar lämnar sina handlingar, som enligt kommunens arkiveringsplan skall arkiveras för framtiden.

Alla offentliga myndigheter måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker. I allmänhet är det kommunens registrator som ordnar handlingarna i ett diarium, som normalt sett också är en allmän offentlig handling.

Du kan även hitta ett flertal av kommunens protokoll på kommunens webbplats.

Hur fort kan jag få handlingarna?

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen Det kan dock vara så att tjänstemannen måste få tid att kontrollera om det råder sekretess över någon del varför du kan få vänta någon dag. Om du beställer materialet per telefon eller brev, får det ta maximalt två dagar.

Får jag ta med dem hem?

Du får inte ta med dig orginalhandlingarna, men du kan läsa handlingarna på plats och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior. Kommunstyrelsen i varje kommun bestämmer vad det kostar att kopiera handlingar.

Kan jag få handlingar via e-post?

Om handlingen är digital kan kommunen skicka den till dig via e-post.

Du får vara anonym

Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta. Det finns dock vissa undantag.

Sekretessbedömning

Ibland måste tjänstemannen  ställa dessa frågor för att kunna göra en korrekt sekretessbedömningen. Samma sak gäller vissa förfaranden avseende personuppgiftslagen.

Du kan klaga

Om du nekas att ta del av en handling, har du enligt lagen rätt att få ett skriftlig beslut om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten.

Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen.

Din korrespondens blir allmäna handlingar

Även all din egen korrespondens (brev, fax, e-post osv.) med kommunen blir allmänna handlingar, som kan läsas av andra. Du kan inte kringgå offentlighets-principen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.

Dataskyddsförordningen

Dataskyddsförordningen (GDPR) har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks i samband med behandlingen av personuppgifter. Alla kommunala nämnder har ett ansvar för att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt.

I vår kommun kan du i dessa frågor vända dig till personuppgiftsombuden på respektive förvaltning. Värnamo kommun har valt att lägga ut uppgifter om sina register på webben.